Odstąpienie od umowy o dzieło na stronę internetową i wynagrodzenie za prace

Odstąpienie od umowy o dzieło na stronę internetową – co z wynagrodzeniem?

Zdarzyło Ci się kiedyś, że zleciłeś stworzenie strony internetowej, ale projekt utknął w martwym punkcie albo po prostu zmieniłeś zdanie? Co wtedy? Jak policzyć wynagrodzenie za rozpoczęte prace, gdy decydujesz się na odstąpienie od umowy o dzieło na stronę internetową?

To pytanie spędza sen z powiek wielu zamawiającym i wykonawcom. W praktyce chodzi o to, by uczciwie rozliczyć się z dotychczasowych działań, nawet jeśli współpraca kończy się przed ukończeniem strony.

W tym artykule rozłożymy na czynniki pierwsze ten złożony temat. Poznasz podstawy prawne odstąpienia, dowiesz się, kiedy i na jakich zasadach możesz to zrobić oraz jak w praktyce policzyć „słuszne wynagrodzenie” za rozpoczęte prace.

Skupimy się na realiach branży stron internetowych, gdzie umowa o dzieło często obejmuje wiele etapów: od koncepcji, przez projekt graficzny, po wdrożenie i testy. Pokażemy także, jak dokumentować przebieg współpracy, aby późniejsze rozliczenie było możliwe do udowodnienia.

Na końcu znajdziesz praktyczną checklistę, która pomoże Ci krok po kroku przejść przez proces odstąpienia od umowy o dzieło i uporządkowania kwestii finansowych.

Kiedy możesz odstąpić od umowy o dzieło na stronę internetową?

Odstąpienie od umowy o dzieło nie jest tym samym co jej rozwiązanie czy wypowiedzenie. Odstąpienie działa z mocą wsteczną, jakby umowa nigdy nie została zawarta, choć przy umowach o dzieło na stronę internetową ma to swoje praktyczne ograniczenia.

Polski Kodeks cywilny (KC) przewiduje kilka typowych sytuacji, w których możesz skorzystać z prawa do odstąpienia. Warto znać je wszystkie, bo od wybranej podstawy prawnej będzie później zależeć sposób rozliczeń.

Zwłoka wykonawcy – gdy terminy się rozsypują

Pierwszą klasyczną podstawą jest zwłoka wykonawcy. Jeżeli wykonawca spóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak dalece, że jest mało prawdopodobne, aby zdołał je ukończyć w umówionym czasie, możesz:

• wyznaczyć mu dodatkowy termin na wykonanie,
• zastrzec, że po jego bezskutecznym upływie odstąpisz od umowy.

To częsta sytuacja przy stronach internetowych, gdy projekt przeciąga się miesiącami, nie ma kolejnych wersji, a harmonogram faktycznie przestaje być realny. Kluczowe jest tu udokumentowanie, że opóźnienia wynikają z winy wykonawcy, a nie na przykład z Twojego braku współpracy.

Wady dzieła – gdy strona jest wadliwa lub niezgodna z umową

Druga grupa przypadków to wady dzieła lub jego wykonywanie niezgodnie z ustaleniami. Chodzi o sytuację, gdy:

• strona jest wykonywana w sposób wadliwy,
• efekt prac jest sprzeczny z umową lub ze specyfikacją,
• projekt nie spełnia kluczowych założeń technicznych albo funkcjonalnych.

W takiej sytuacji możesz:

1. Wezwać wykonawcę do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć odpowiedni termin.
2. Po bezskutecznym upływie tego terminu:
3. odstąpić od umowy, albo
4. powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie dzieła innej osobie na koszt i ryzyko wykonawcy.

To ma duże znaczenie przy stronach, które np. nie działają prawidłowo, mają liczne błędy programistyczne albo nie spełniają specyfikacji UX czy RWD.

Odstąpienie „z wolnej woli” zamawiającego

Najbardziej zaskakująca, a jednocześnie bardzo praktyczna regulacja, to przepis, który pozwala zamawiającemu w każdej chwili odstąpić od umowy o dzieło, póki dzieło nie zostało ukończone. Nie musisz udowadniać winy wykonawcy, jego opóźnień czy wad.

Możesz po prostu stwierdzić, że:

• zmieniłeś koncepcję strony,
• chcesz współpracować z inną agencją,
• projekt przestał być dla Ciebie opłacalny.

To niezwykle silne narzędzie po stronie zamawiającego, ale – co bardzo ważne – wiąże się z określonymi konsekwencjami finansowymi, o których szerzej za chwilę. Mówiąc krótko: nie jest to „darmowe wyjście z umowy”.

Znaczne podwyższenie wynagrodzenia przy kosztorysie

Jeśli umówiliście się na wynagrodzenie kosztorysowe, a w trakcie prac pojawia się potrzeba znacznego podwyższenia ceny (np. ponad 10%), jako zamawiający możesz:

• odstąpić od umowy,
• jednocześnie wypłacając wykonawcy słuszne wynagrodzenie za dotychczas wykonane prace.

Ma to znaczenie przy stronach, które rozrastają się w trakcie, a wykonawca wskazuje, że wymaga to dużo większych nakładów niż pierwotnie zakładano. Wówczas nie jesteś zmuszony akceptować nieograniczonego wzrostu kosztów.

Co mówi Twoja umowa o dzieło na stronę internetową?

Zanim zaczniesz cokolwiek liczyć, sprawdź dokładnie treść swojej umowy. To ona w pierwszej kolejności określa:

• zasady odstąpienia,
• ewentualne kary umowne,
• sposób rozliczenia wynagrodzenia przy wcześniejszym zakończeniu współpracy.

Jeśli postanowienia umowy nie są sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, mogą mieć pierwszeństwo w praktycznym stosowaniu. W szczególności zwróć uwagę na:

• zapisy o etapach prac i ich wycenie,
• zasady odbioru poszczególnych elementów (np. projektu graficznego),
• mechanizmy rozliczenia zaliczek i płatności częściowych,
• klauzule dotyczące odstąpienia z winy wykonawcy,
• zapisy dotyczące odstąpienia „bez przyczyny” po stronie zamawiającego.

Dobrze skonstruowana umowa o dzieło na stronę internetową ułatwia później wyliczenie „słusznego wynagrodzenia” i może znacząco ograniczyć pole do sporu.

Jeśli już w momencie negocjowania kontraktu zadbano o precyzyjne zapisy, rozliczenie po odstąpieniu będzie przede wszystkim kwestią matematyki i dowodów, a nie domysłów i emocji.

Odstąpienie a wynagrodzenie – od czego zależy sposób rozliczenia?

Sednem problemu jest odpowiedź na pytanie: ile należy się wykonawcy za rozpoczęte prace, skoro dzieło nie zostało ukończone? To zależy przede wszystkim od podstawy odstąpienia od umowy.

Warto rozróżnić dwa główne scenariusze:

• odstąpienie z powodu zwłoki lub wad wykonawcy,
• odstąpienie z tzw. wolnej woli zamawiającego.

Każdy z nich niesie inne skutki w zakresie wynagrodzenia i rozliczeń.

Odstąpienie z powodu zwłoki lub wad – gdy „winny” jest wykonawca

Jeśli odstępujesz od umowy, bo wykonawca:

• znacząco się spóźnia,
• nie ma realnych szans ukończyć dzieła w terminie,
• realizuje stronę wadliwie lub w sposób niezgodny z umową,

wówczas można przyjąć, że to on ponosi odpowiedzialność za to, że dzieło nie zostało poprawnie wykonane.

W takim przypadku:

• wykonawca nie powinien otrzymać wynagrodzenia za dzieło, które nie zostało ukończone w sposób przydatny dla Ciebie,
• jeśli zapłaciłeś zaliczkę, masz prawo żądać jej zwrotu,
• możesz domagać się odszkodowania, np. gdy musiałeś zatrudnić inną firmę, która policzyła wyższą stawkę.

Odszkodowanie może obejmować:

• Twoje rzeczywiste straty,
• utracone korzyści, jeśli brak strony internetowej spowodował mierzalne szkody.

Warunkiem jest jednak wykazanie związku przyczynowego oraz tego, że działania lub zaniechania wykonawcy były obiektywnie niewłaściwe.

Odstąpienie „z wolnej woli” zamawiającego – art. 644 KC

Inny scenariusz to sytuacja, w której decyzja o zakończeniu współpracy wynika z Twojej woli, a nie z błędów wykonawcy. Może to wynikać z:

• zmiany strategii biznesowej,
• rezygnacji z danego rodzaju strony,
• chęci zatrudnienia innej agencji,
• problemów budżetowych.

W takim przypadku kluczowe znaczenie ma zasada, że:

• musisz zapłacić umówione wynagrodzenie,
• ale możesz odliczyć to, co wykonawca oszczędził wskutek niewykonania dzieła do końca.

W praktyce sprowadza się to do ustalenia dwóch elementów:

1. Jaką część dzieła wykonawca już realnie zrealizował?
2. Jakie koszty i nakłady zaoszczędził, bo nie musiał kontynuować pracy?

Co oznacza „słuszne wynagrodzenie” za rozpoczęte prace?

Przepis mówiący o odstąpieniu z wolnej woli zamawiającego stanowi, że zamawiający:

• płaci umówione wynagrodzenie,
• ale może odliczyć to, co wykonawca oszczędził z powodu niewykonania dzieła.

Brzmi to prosto, ale w praktyce rodzi wiele pytań. „Słuszne wynagrodzenie” to przede wszystkim zapłata:

• za faktycznie wykonaną część dzieła,
• powiększona o uzasadnione koszty, których wykonawca nie mógł uniknąć,
• pomniejszona o wszystko to, co wykonawca faktycznie zaoszczędził.

Można tu wyróżnić kilka typowych kategorii kosztów i oszczędności.

Co możesz odliczyć jako oszczędność wykonawcy?

Od umówionego wynagrodzenia możesz odjąć przede wszystkim:

• koszty materiałów i usług, które nie musiały zostać poniesione:
• licencje na płatne wtyczki,
• zdjęcia stockowe,
• fonty premium,

• hosting czy dodatkowe serwery, jeśli miał je kupić wykonawca,

• wynagrodzenia podwykonawców, których wykonawca:

• planował dopiero zatrudnić,
• ale po odstąpieniu już tego nie zrobi,

• np. copywriterów, testerów, dodatkowych programistów,

• potencjalną „oszczędność czasu pracy”:

• jeśli dzięki odstąpieniu wykonawca może wykorzystać czas na inne, płatne zlecenia,
• a pierwotnie termin ten był „zablokowany” dla Twojego projektu.

Ta ostatnia kategoria jest najbardziej sporna, bo wymaga wykazania, że wykonawca realnie zyskał możliwość zarobienia w tym czasie w inny sposób, a nie po prostu został z luką w kalendarzu.

Czym jest „faktycznie wykonana część dzieła”?

Z kolei na plus dla wykonawcy należy doliczyć wartość:

• przygotowanych projektów graficznych (makiety, prototypy, layouty),
• stworzonej architektury informacji i mapy strony,
• napisanego kodu, nawet jeśli strona nie została jeszcze wdrożona na serwer produkcyjny,
• wykonanych analiz, koncepcji UX, specyfikacji funkcjonalnych.

Chodzi o wszystkie elementy, które:

• powstały w ramach Twojego zlecenia,
• mają mierzalną wartość,
• zostały wykonane przed skutecznym odstąpieniem od umowy.

Jak w praktyce policzyć wynagrodzenie za rozpoczęte prace?

Rozliczenia po odstąpieniu od umowy o dzieło na stronę internetową nie są matematyką binarną. To proces, w którym liczy się:

• transparentność,
• dobra dokumentacja,
• rzetelna wycena wykonanych etapów.

Poniżej znajdziesz praktyczny schemat, jak do tego podejść.

Krok 1: Zadbaj o dokumenty i dowody

Na początku warto uporządkować wszystkie dokumenty związane z projektem:

• Umowa – szczególnie:
• podział na etapy,
• harmonogram,
• procentowa wycena poszczególnych części,

• zasady płatności i odbioru prac.

• Protokoły odbioru – jeśli:

• odbierałeś etapami np. sam projekt graficzny,
• potwierdzałeś mailowo akceptację makiet,

• zatwierdzałeś kolejne wersje strony.

• Specyfikacje i briefy – opis funkcjonalności, zakresu dzieła, wytycznych technicznych.

• Karty pracy i raporty godzinowe – szczególnie ważne, gdy:

• rozliczaliście się stawką godzinową,

• wykonawca prowadzi szczegółową ewidencję czasu.

• Faktury i rachunki za:

• licencje,
• usługi podwykonawców,
• inne koszty poniesione wyłącznie na potrzeby Twojego projektu.

Im lepiej udokumentowany jest projekt, tym łatwiej będzie obiektywnie wskazać, co zostało wykonane i jakie koszty faktycznie poniesiono.

Krok 2: Oceń wartość wykonanych prac

Kolejny etap to ustalenie, jaką wartość ma dotychczas wykonana część dzieła. Można to zrobić kilkoma metodami:

• Metoda procentowa:
• jeśli w umowie zapisano, że np. projekt graficzny to 30% wartości dzieła, wdrożenie 50%, a testy 20%,
• a wykonano poprawnie projekt graficzny i część wdrożenia,

• można oszacować udział procentowy tych etapów w całości.

• Stawka godzinowa:

• gdy rozliczacie się za godzinę pracy,
• wykonawca powinien przedstawić raport ilości przepracowanych godzin,

• do tego stosuje się uzgodnioną stawkę.

• Wartość rynkowa:

• można odnieść się do cen rynkowych za konkretne elementy,
• np. ile kosztuje sam projekt graficzny strony u innej firmy o podobnym profilu.

W rezultacie powinna powstać kwota, która odzwierciedla realny wkład pracy wykonawcy do dnia odstąpienia.

Krok 3: Ustal, co wykonawca rzeczywiście zaoszczędził

Ostatni krok to oszacowanie oszczędności wykonawcy. W tym celu:

• poproś o szczegółowe zestawienie kosztów:
• już poniesionych,

• planowanych, ale niezrealizowanych z powodu odstąpienia,

• przeanalizuj:

• czy zostały zawarte umowy z podwykonawcami,
• czy kupiono już planowane licencje lub inne materiały,
• czy wykonawca miał realną możliwość wykorzystania zwolnionego czasu na inne zlecenie.

Wyobraź sobie sytuację jak przy zamówieniu tortu na wesele: jeśli cukiernik:

• kupił już składniki,
• upiekł biszkopty,
• przygotował krem,

zapłacisz za te elementy. Nie zapłacisz natomiast za dekorowanie i obsługę, których nie będzie. To właśnie istota „słusznego wynagrodzenia” – pokrycie realnych nakładów i części pracy, a nie całego, nigdy niewykonanego efektu.

Kary umowne przy odstąpieniu od umowy o dzieło

W wielu umowach o stworzenie strony internetowej znajdziesz zapisy o karach umownych. Mogą one dotyczyć zarówno zamawiającego, jak i wykonawcy, a ich celem jest zdyscyplinowanie stron oraz uproszczenie dochodzenia roszczeń.

W praktyce możesz spotkać m.in.:

• kary za opóźnienie wykonawcy w realizacji poszczególnych etapów,
• kary za nienależyte wykonanie dzieła,
• kary za odstąpienie bez uzasadnionej przyczyny (po stronie zamawiającego).

Jeśli odstępujesz od umowy:

• z winy wykonawcy (zwłoka, wady), możesz:
• domagać się zapłaty kary umownej,

• o ile została jasno przewidziana w umowie,

• z własnej woli, na podstawie uprawnień zamawiającego:

• może zostać na Ciebie nałożona kara umowna, jeśli tak stanowi kontrakt,
• musi ona jednak mieścić się w granicach prawa i nie może prowadzić do rażącego wzbogacenia drugiej strony.

Warto pamiętać, że nawet zapisane w umowie kary mogą być w szczególnych wypadkach miarkowane, jeśli okażą się rażąco wygórowane w stosunku do szkody i okoliczności sprawy.

Przykład z życia – zamawiasz stronę-marzenie i… rezygnujesz

Wyobraź sobie, że kupujesz usługę „Stworzenie Strony Internetowej VIP” z opisem, że będzie to zaawansowany portal dla Twojego sklepu z rękodziełem. Płacisz zaliczkę, ustalacie termin, przesyłasz materiały.

Po miesiącu:

• wykonawca ma tylko kilka szkiców,
• komunikacja jest chaotyczna,
• nie ma działającej wersji testowej.

W końcu stwierdzasz: koniec, szukam kogoś innego. Co dalej?

Możliwe są dwa scenariusze:

• Odstąpienie z powodu zwłoki lub wad:
• uznajesz, że wykonawca rażąco spóźnia się z realizacją,
• żądasz zwrotu zaliczki,
• możesz domagać się odszkodowania, jeśli musisz zapłacić nowej firmie więcej,

• możesz zwrócić wykonawcy szkice, jeśli są bezużyteczne, choć to nie zawsze jest konieczne.

• Odstąpienie „bo zmieniłeś zdanie”:

• uznajesz, że jednak potrzebujesz zupełnie innego typu strony,
• musisz zapłacić za wykonane szkice i inne dotychczasowe prace,
• możesz odliczyć koszty, których wykonawca już nie musi ponosić (np. kodowania, dodatkowych licencji),
• rozliczenie powinno być oparte na dokumentach i jasnej kalkulacji.

W obu przypadkach kluczowe jest ustalenie, dlaczego kończysz współpracę i na jakich przepisach się opierasz. To później przełoży się bezpośrednio na kształt rozliczeń.

Co zrobić, gdy chcesz odstąpić od umowy o dzieło? – praktyczna checklista

Jeśli widzisz, że współpraca przy tworzeniu strony internetowej nie idzie w dobrą stronę, warto działać metodycznie. Poniższa lista kroków pomoże Ci uporządkować działania.

1. Przeczytaj dokładnie umowę
2. Sprawdź:
   • klauzule dotyczące odstąpienia,
   • zapisy o karach umownych,
   • zasady częściowych płatności i odbiorów.

3. Zwróć uwagę na:

   • podział dzieła na etapy,
   • procentowy udział poszczególnych etapów w wynagrodzeniu.

4. Zbierz i uporządkuj dokumentację

5. Maile, wiadomości, protokoły odbioru.
6. Harmonogramy, raporty postępu prac.
7. Dowody wpłat, faktury, rachunki.

8. Specyfikacje, briefy, wersje robocze projektu.

9. Spróbuj wyjaśnić sytuację z wykonawcą

10. Wskaż, co jest problemem:
    • opóźnienie,
    • wady,
    • zmiana koncepcji.

11. Zobacz, czy jest szansa na:

    • poprawę komunikacji,
    • doprecyzowanie zakresu,
    • renegocjację terminów.

12. Przygotuj formalne oświadczenie o odstąpieniu

13. Złóż je na piśmie (najlepiej listem poleconym z potwierdzeniem odbioru).
14. Wyraźnie wskaż:
    • że odstępujesz od umowy,
    • od kiedy,
    • na jakiej podstawie prawnej (np. zwłoka, wady, odstąpienie z woli zamawiającego).

15. W razie potrzeby dołącz krótkie uzasadnienie faktyczne.

16. Policz i zaproponuj sposób rozliczenia

17. Oszacuj:
    • wartość dotychczas wykonanych prac,
    • koszty poniesione przez wykonawcę,
    • oszczędności po jego stronie.

18. Przygotuj własną, logiczną propozycję rozliczenia:

    • może to być zapłata określonej kwoty,
    • albo zwrot części zaliczki z potrąceniem za realnie wykonane etapy.

19. Negocjuj polubowne rozwiązanie

20. W większości spraw:
    • kompromis jest szybszy, tańszy i mniej stresujący niż spór sądowy.

21. Otwarcie przedstaw swoje argumenty:

    • poprzyj je dokumentami,
    • unikaj czysto emocjonalnych zarzutów.

22. W razie potrzeby skonsultuj się z prawnikiem

23. Szczególnie, gdy:
    • w grę wchodzą duże kwoty,
    • strony pozostają w ostrym konflikcie,
    • umowa ma skomplikowane zapisy.
24. Prawnik pomoże:
    • ocenić Twoje ryzyka,
    • przygotować mocniejsze pisma i propozycje ugody.

Podsumowanie

Odstąpienie od umowy o dzieło na stronę internetową to nie tylko decyzja biznesowa, ale też poważna kwestia prawna i finansowa. Kluczowe jest:

• właściwe określenie podstawy odstąpienia,
• rzetelne policzenie słusznego wynagrodzenia,
• udokumentowanie zakresu dotychczas wykonanych prac.

Im lepiej zadbasz o umowę, komunikację i dokumentację w trakcie projektu, tym łatwiej i szybciej rozliczysz się w razie potrzeby zakończenia współpracy przed ukończeniem strony. Dzięki temu możesz skupić się na znalezieniu nowego wykonawcy i doprowadzeniu swojej witryny do etapu, na którym faktycznie zacznie pracować na Twój biznes.