Jak złożyć wypowiedzenie umowy o pracę, żeby było skuteczne

Żeby skutecznie złożyć wypowiedzenie umowy o pracę, napisz je na piśmie, własnoręcznie podpisz, doręcz pracodawcy tak, żebyś miał dowód doręczenia, i zachowaj kopię z potwierdzeniem. Bez tego pracodawca może twierdzić, że o niczym nie wiedział, a ty zostaniesz w firmie, z której chciałeś odejść.

Jak złożyć wypowiedzenie umowy o pracę krok po kroku

Cała operacja sprowadza się do pięciu ruchów. Każdy z nich jest prosty, ale pominięcie któregokolwiek potrafi zamienić spokojne odejście w spór, który ciągnie się miesiącami.

Jeśli zależy ci na szybszym rozwiązaniu umowy, możesz sprawdzić, Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron.

1. Ustal, jaki masz okres wypowiedzenia. Zajrzyj do umowy, a potem do Kodeksu pracy. Jeśli zapisy w umowie są dla ciebie gorsze niż ustawa, sprawdź, czy w ogóle da się je zastosować.

2. Napisz pismo. Pamiętaj o dacie i miejscowości, danych pracodawcy, swoich danych, numerze i dacie umowy oraz samym oświadczeniu o wypowiedzeniu. Na końcu złoż własnoręczny podpis. Bez odręcznego podpisu pismo jest bezwartościowe, a wydruk imienia i nazwiska w stopce niczego nie załatwia. Dokładny układ dokumentu pomoże ci napisać wypowiedzenie umowy o pracę krok po kroku.

3. Zrób dwie kopie. Jedna zostaje u ciebie, druga u pracodawcy. Kopia to twój najważniejszy dokument w całej sprawie.

4. Doręcz pismo. Możesz wręczyć je osobiście osobie upoważnionej do odbioru dokumentów, na przykład w kadrach, sekretariacie albo bezpośrednio prezesowi. Możesz też wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Obie drogi są dobre, byle zostały ślady.

5. Pilnuj terminu. Zapisuj datę doręczenia, bo od niej liczy się okres wypowiedzenia i data rozwiązania umowy. Po zakończeniu zatrudnienia pracodawca ma obowiązek wydać ci świadectwo pracy. Jeśli tego nie zrobi, przypomnij się na piśmie.

Zdanie, które załatwia całą sprawę, może wyglądać tak: „Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą w dniu 3 marca 2021 roku, z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia”. Datę końca umowy możesz dopisać, ale nie musisz. Ważniejsze jest to, żeby pismo nie pozostawiało miejsca na domysły.

Czy wypowiedzenie musi być na piśmie, żeby było ważne

Kodeks pracy mówi wprost, że oświadczenie o wypowiedzeniu powinno być na piśmie. Przy wypowiedzeniu składanym przez pracownika sądy traktują ten wymóg jako formę zastrzeżoną dla celów dowodowych. Brzmi to groźnie, ale w praktyce oznacza jedno: ustne wypowiedzenie formalnie może być skuteczne, tyle że w razie sporu to ty musisz udowodnić, że w ogóle je złożyłeś.

A udowodnić ustne słowa jest bardzo trudno. Pracodawca powie, że rozmawialiście o urlopie, o podwyżce, o czymkolwiek. Świadek z twojej strony bywa kapryśny, zwłaszcza gdy nadal pracuje w firmie i nie chce podpaść szefowi.

Dlatego niezależnie od tego, co mówi ustawa, zawsze idź w pismo. Kartka papieru kosztuje grosze, a potencjalna oszczędność nerwów jest ogromna.

Do tego dochodzi drugi argument. Pismo możesz wysłać pocztą. Ustnej rozmowy nie wyślesz.

Komu dać pismo i jak zabezpieczyć dowód doręczenia

Najbezpieczniejszy wariant to kadry, dział HR, sekretariat albo kancelaria firmy. To osoby, które na co dzień przyjmują dokumenty i mają obowiązek je rejestrować. Wręczasz pismo, a na swojej kopii prosisz o podpis, datę i pieczątkę. Jeśli firma pieczątki nie ma, wystarczy podpis osoby przyjmującej i jej imię oraz nazwisko.

Drugi wariant to list polecony za potwierdzeniem odbioru. Wysyłasz na adres pracodawcy wpisany do CEIDG albo KRS, a nie na adres biura, które za miesiąc może już nie istnieć. Zwrotka wraca do ciebie i trafia do teczki razem z kopią pisma.

Trzeci wariant, czyli mail, bywa ryzykowny. Kodeks pracy dopuszcza przekazywanie dokumentów w formie elektronicznej w sprawach związanych z rozwiązaniem stosunku pracy, ale tylko wtedy, gdy strony się na to zgodziły albo wynika to z regulaminu. W sporze musiałbyś udowodnić nie tylko treść wiadomości, ale też to, że dotarła i że naprawdę ją wysłałeś. Nie warto.

Czego nie robić? Nie zostawiaj pisma na biurku kolegi, nie wkładaj go do skrzynki na korespondencję bez potwierdzenia i nie wręczaj osobie, która nie ma nic wspólnego z kadrami. Liczy się data doręczenia, nie data nadania, więc każdy dzień opóźnienia w dostarczeniu pisma działa przeciwko tobie.

Ile trwa okres wypowiedzenia i kiedy dokładnie kończy się umowa

Przy umowie na czas nieokreślony i na czas określony stawki wyglądają tak:

• zatrudnienie krócej niż 6 miesięcy - 2 tygodnie,
• od 6 miesięcy do 3 lat - 1 miesiąc,
• co najmniej 3 lata - 3 miesiące.

Umowa na okres próbny rządzi się swoimi zasadami. Przy okresie próbnym do 2 tygodni wypowiedzenie wynosi 3 dni robocze, przy okresie od 2 tygodni do 3 miesięcy - 1 tydzień, a przy trzymiesięcznym okresie próbnym - 2 tygodnie.

Od 2023 roku strony mogą zapisać w umowie krótszy okres wypowiedzenia niż ustawowy, więc zanim policzysz tygodnie, przeczytaj swój dokument. Jeśli nic tam nie ma, stosujesz przepisy powszechne.

Bieg okresu wypowiedzenia zaczyna się od dnia następującego po dniu, w którym pismo dotarło do pracodawcy. Okres wyrażony w tygodniach kończy się w sobotę, a wyrażony w miesiącach - ostatniego dnia miesiąca. Przykład: przy miesięcznym okresie, jeśli pismo dotrze 5 maja, umowa rozwiąże się 30 czerwca. Łatwo się na tym przejechać, jeśli planujesz start w nowej pracy od pierwszego.

Jest jeszcze furtka dla niecierpliwych. Zawsze możesz dogadać się z pracodawcą i skrócić okres wypowiedzenia. Taka zmiana wymaga jednak zgody obu stron, najlepiej w formie pisemnej, żeby nikt później nie zmienił zdania.

Czy pracodawca może odmówić przyjęcia wypowiedzenia

Nie może. Wypowiedzenie to jednostronna czynność prawna. Nie potrzebujesz zgody pracodawcy, jego podpisu na twoim piśmie ani błogosławieństwa szefa. Składasz oświadczenie i ono wywołuje skutek.

Odmowa przyjęcia pisma też nic nie daje. Jeżeli pracodawca nie chce go wziąć do ręki, wyślij je pocztą. Jeśli nie odbierze przesyłki, po dwukrotnym awizowaniu uznaje się ją za doręczoną. Wtedy okres wypowiedzenia rusza, a firma nie ma już żadnego argumentu.

Inna sprawa, że pracodawca może zaproponować ci porozumienie stron. To zupełnie inna konstrukcja, bo do rozwiązania umowy w tym trybie potrzebna jest zgoda obu stron. Możesz się zgodzić, możesz odmówić. Nikt cię do tego nie zmusi.

Uważaj też na rozmowy w stylu „to cofnij to wypowiedzenie”. Cofnięcie oświadczenia o wypowiedzeniu wymaga zgody drugiej strony. Jeśli podpisałeś już pismo i ono dotarło, nie możesz go ot tak wycofać, nawet jeśli następnego dnia zmienisz zdanie.

Kiedy wypowiedzenie nie zadziała, czyli okresy ochronne i typowe pułapki

Okresy ochronne z Kodeksu pracy chronią pracownika przed wypowiedzeniem ze strony pracodawcy. Ciebie jako osobę odchodzącą w zasadzie nie blokują. Kobieta w ciąży, pracownik cztery lata przed emeryturą, działacz związkowy czy osoba na urlopie macierzyńskim może złożyć wypowiedzenie bez przeszkód. Ochrona działa w drugą stronę.

Prawa do wypowiedzenia nie da się też zrzec. Klauzula w umowie, która zakazuje ci odejścia albo uzależnia je od zgody szefa, jest nieważna z mocy prawa. Pracodawca może co najwyżej wpisać do umowy okres wypowiedzenia, ale nie może cię uwięzić w firmie na zawsze.

Prawdziwe pułapki siedzą gdzie indziej.

Pierwsza to wypowiedzenie warunkowe. Jeśli napiszesz „wypowiadam umowę, chyba że dostanę podwyżkę”, twoje pismo jest nieważne. Oświadczenie o wypowiedzeniu nie znosi żadnych warunków.

Druga to kary umowne za wcześniejsze odejście. Wiele takich zapisów jest nieważnych, bo pracownik nie może zrzec się prawa do rozwiązania umowy. Inaczej wygląda sytuacja z umową szkoleniową, w której pracodawca sfinansował ci studia albo drogi kurs i pracownik zobowiązał się zostać w firmie przez określony czas, nie dłuższy niż 3 lata. Wtedy zwrot kosztów może być zasadny. Zanim podpiszesz taki zapis, sprawdź, kiedy kara umowna za rozwiązanie umowy o pracę jest w ogóle ważna.

Trzecia pułapka to zakaz konkurencji. Jeżeli masz podpisaną umowę o zakazie działalności konkurencyjnej po ustaniu zatrudnienia, odejście do konkurenta może cię kosztować, mimo że samo wypowiedzenie jest ważne.

Czwarta rzecz to ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Należy ci się co do zasady za każdy dzień, którego nie zdążyłeś wykorzystać. Dopilnuj, żeby znalazł się na ostatniej liście płac.

Wypowiedzenie czy porozumienie stron - co wybrać, gdy zależy ci na czasie

Wypowiedzenie masz zawsze w kieszeni. Nie potrzebujesz niczyjej zgody, działa jednostronnie i daje ci pewność, że umowa się skończy w znanym terminie. Wadą jest czas, bo musisz przepracować cały okres wypowiedzenia, chyba że dogadasz się na skrócenie.

Porozumienie stron rozwiązuje umowę w wybranym dniu, nawet jutro. Problem w tym, że wymaga zgody pracodawcy. Musisz więc stanąć do rozmowy i mieć coś w zamian, na przykład gotowość do przekazania obowiązków albo elastyczną datę odejścia.

Jest jeszcze kwestia pieniędzy. Przy porozumieniu stron nie należą ci się niektóre świadczenia, które przysługują przy wypowiedzeniu z winy pracodawcy, a Urząd Pracy może dłużej przyglądać się twojemu wnioskowi o zasiłek dla bezrobotnych. Wypowiedzenie złożone przez pracownika też nie daje prawa do odprawy, ale jest jasne i trudne do podważenia.

Jeżeli zależy ci na czasie i masz dobre relacje z szefem, porozumienie stron bywa najlepszym wyjściem. Jeśli relacje są złe, zostań przy wypowiedzeniu. Papier nie kłóci się z nikim.

Najczęstsze pytania

Czy wypowiedzenie umowy o pracę można wysłać mailem?

Tylko wtedy, gdy strony dopuściły formę elektroniczną w umowie albo regulaminie. Kodeks pracy pozwala przekazywać dokumenty elektronicznie w sprawach związanych z rozwiązaniem stosunku pracy, ale w sporze to ty musiałbyś udowodnić treść wiadomości, jej nadanie i doręczenie. Bezpieczniej wysłać list polecony za potwierdzeniem odbioru i zachować zwrotkę.

Ile trwa okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony?

Zależy od stażu pracy w firmie. Do 6 miesięcy to 2 tygodnie, od 6 miesięcy do 3 lat - 1 miesiąc, a przy co najmniej 3 latach zatrudnienia - 3 miesiące. Bieg okresu zaczyna się od dnia następującego po doręczeniu pisma. Okres liczony w miesiącach kończy się ostatniego dnia miesiąca, a w tygodniach - w sobotę.

Czy pracodawca może nie przyjąć wypowiedzenia?

Nie. Wypowiedzenie to jednostronna czynność prawna i nie wymaga zgody ani podpisu pracodawcy. Odmowa przyjęcia pisma nie blokuje rozwiązania umowy. Jeżeli pracodawca nie chce wziąć dokumentu do ręki, wyślij go pocztą za potwierdzeniem odbioru. Po dwukrotnym awizowaniu przesyłkę uznaje się za doręczoną i okres wypowiedzenia rusza.

Czy można cofnąć wypowiedzenie umowy o pracę?

Jednostronnie nie. Cofnięcie oświadczenia o wypowiedzeniu wymaga zgody drugiej strony, czyli pracodawcy. Jeżeli szef się zgodzi, wrócisz do pracy na dotychczasowych warunkach, najlepiej potwierdzić to na piśmie. Jeżeli się nie zgodzi, wypowiedzenie pozostaje w mocy i umowa rozwiąże się w terminie z pisma.

Czy w trakcie zwolnienia lekarskiego mogę złożyć wypowiedzenie?

Tak. Zwolnienie lekarskie chroni cię przed wypowiedzeniem przez pracodawcę, ale nie odbiera ci prawa do złożenia własnego oświadczenia. Możesz wysłać pismo pocztą, poprosić bliską osobę o doręczenie albo przekazać dokument elektronicznie, jeśli firma na to pozwala. Okres wypowiedzenia biegnie normalnie, niezależnie od tego, czy jesteś na L4.

Co musi zawierać wypowiedzenie umowy o pracę?

Datę i miejsce, dane pracodawcy, twoje dane, numer i datę wypowiadanej umowy, samo oświadczenie o wypowiedzeniu oraz odręczny podpis. Możesz dopisać datę rozwiązania umowy, choć nie jest to obowiązkowe. Nie musisz podawać przyczyny ani uzasadniać decyzji. Pracodawca nie może żądać od ciebie wyjaśnień, dlaczego odchodzisz.