Kara umowna za rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika – co warto wiedzieć?

Kara umowna za rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika – czy taki zapis jest ważny?

Zastanawiasz się, czy kara umowna za rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika może być w ogóle ważna i skuteczna wobec pracownika? Tego typu klauzule coraz częściej pojawiają się w umowach, a ich celem bywa zniechęcenie do odejścia z firmy. W praktyce budzą jednak wiele pytań i obaw.

Wielu pracowników zastanawia się, czy pracodawca ma prawo obciążyć ich finansowo tylko dlatego, że zdecydowali się zmienić miejsce zatrudnienia. Pojawia się też wątpliwość, czy takie „zabezpieczenie” ma jakiekolwiek oparcie w polskim prawie pracy. Wbrew pozorom odpowiedź nie jest intuicyjna, bo wymaga odróżnienia prawa pracy od prawa cywilnego.

W tym artykule wyjaśniamy, jak na karę umowną za rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika patrzy Kodeks pracy, dlaczego takie zapisy co do zasady są nieważne oraz w jakich sytuacjach pracownik faktycznie może ponieść odpowiedzialność finansową wobec pracodawcy. Zobaczysz też, jakie legalne narzędzia ma do dyspozycji pracodawca.

Na koniec znajdziesz praktyczne wskazówki zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy – co robić, gdy w umowie pojawia się klauzula o karze umownej, oraz jak zgodnie z prawem zabezpieczać interesy obu stron stosunku pracy.

Czym jest kara umowna i dlaczego w prawie pracy budzi problem?

W prawie cywilnym kara umowna to rodzaj ryczałtowego odszkodowania, które dłużnik płaci wierzycielowi w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Jest uregulowana w art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego i polega na tym, że strony z góry umawiają się na określoną kwotę należną w razie naruszenia umowy. To pozornie proste i wygodne rozwiązanie.

Problem pojawia się jednak przy próbie przeniesienia tej konstrukcji wprost do stosunku pracy. Prawo pracy nie jest kopią prawa cywilnego, lecz odrębną gałęzią, opartą na innych zasadach, w tym na szczególnej ochronie pracownika jako słabszej strony. Kodeks pracy jest tu tzw. lex specialis, czyli przepisem szczególnym, który ma pierwszeństwo przed Kodeksem cywilnym w sprawach dotyczących zatrudnienia.

Oznacza to, że nie można dowolnie wprowadzać do umowy o pracę rozwiązań cywilnoprawnych, jeśli nie znajdują one oparcia w przepisach prawa pracy. Kara umowna za rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika to właśnie przykład takiego nieadekwatnego przeniesienia cywilnej konstrukcji do relacji pracodawca–pracownik.

Zasada uprzywilejowania pracownika a kara umowna

Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest uprzywilejowanie pracownika. Zgodnie z art. 18 § 1 Kodeksu pracy, postanowienia umów o pracę, regulaminów lub innych aktów, które są mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy, są nieważne. W miejsce takich postanowień z mocy prawa wchodzą odpowiednie regulacje Kodeksu pracy.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli pracownik podpisał umowę z klauzulą kary umownej, ale jest ona sprzeczna z przepisami prawa pracy, to i tak nie wywołuje skutków prawnych. Nie ma tu znaczenia, że pracownik „świadomie” wyraził na to zgodę – nie można skutecznie zrzec się ochrony, jaką przyznaje mu Kodeks pracy.

Z perspektywy tej zasady klauzula, która przewiduje obciążenie pracownika karą umowną tylko za to, że skorzystał z przysługującego mu prawa do rozwiązania umowy o pracę, jest mniej korzystna niż przepisy ustawowe. Tym samym jest nieważna, nawet jeśli formalnie znalazła się w podpisanej umowie.

Kodeks pracy nie przewiduje kary umownej za rozwiązanie umowy przez pracownika

Sedno problemu tkwi w tym, że Kodeks pracy w ogóle nie przewiduje instytucji kary umownej za rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika, ani nie daje podstaw do jej stosowania. Co więcej, obowiązujące regulacje odpowiedzialności materialnej pracownika są ukształtowane w sposób szczególny i zamknięty.

Odpowiedzialność pracownika wobec pracodawcy, w tym za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu obowiązków, została wyczerpująco opisana w Kodeksie pracy. Ustawodawca nie pozostawił tu miejsca na dowolne modyfikacje na niekorzyść pracownika przez umowę, regulamin czy inne wewnętrzne akty pracodawcy.

W konsekwencji, jeżeli w umowie o pracę pojawia się zapis, że pracownik zapłaci określoną kwotę kary umownej za rozwiązanie stosunku pracy z własnej inicjatywy, to:

• taki zapis jest nieważny z mocy prawa,
• nie trzeba go najpierw uchylać w sądzie, aby był nieskuteczny,
• nieważność dotyczy wyłącznie tej klauzuli, a nie całej umowy o pracę.

Pracodawca nie ma więc skutecznej podstawy prawnej, aby żądać od pracownika zapłaty takiej kary. Nawet jeśli pracownik złoży wypowiedzenie, odejdzie bez porozumienia stron czy rozwiąże umowę bez wypowiedzenia – sama decyzja o zakończeniu zatrudnienia nie może być w prawie pracy podstawą do naliczania kary umownej.

Kara umowna a rzeczywista szkoda pracodawcy

Warto też pamiętać, że kara umowna ma charakter zryczałtowany – przysługuje niezależnie od tego, czy powstała rzeczywista szkoda, a jej wysokości nie trzeba szczegółowo udowadniać. W prawie pracy ustawodawca przyjął jednak inne podejście.

Jeśli pracownik wyrządzi pracodawcy szkodę w związku z wykonywaniem obowiązków, odpowiedzialność finansowa jest ściśle uregulowana, a jej przesłanki oraz zakres muszą zostać przez pracodawcę udowodnione. Nie ma miejsca na dowolnie określoną, automatycznie naliczaną karę umowną za samo skorzystanie z prawa do rozwiązania umowy.

Odróżnij karę umowną od odszkodowania – to nie jest to samo

W praktyce pojawia się często istotne nieporozumienie: mylenie kary umownej z odszkodowaniem, do którego pracodawca może mieć roszczenie w określonych sytuacjach. To dwa różne mechanizmy, opierające się na odmiennych zasadach i przepisach.

Kara umowna to z góry ustalona kwota, której dochodzi się bez wykazywania dokładnej szkody. Odszkodowanie w prawie pracy wymaga natomiast wykazania przez pracodawcę:

• powstania szkody,
• jej wysokości,
• winy pracownika,
• związku przyczynowego między działaniem pracownika a szkodą.

Istnieją jednak dwie grupy sytuacji, w których przepisy Kodeksu pracy przewidują możliwość dochodzenia od pracownika zwrotu określonych kwot – ale nie jako kary umownej za rozwiązanie stosunku pracy, tylko jako odpowiedzialności odszkodowawczej lub zwrotu kosztów.

Naruszenie zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy

Pierwszym takim przypadkiem jest naruszenie zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Jeżeli:

• pracownik podpisał umowę o zakazie konkurencji po zakończeniu zatrudnienia,
• pracodawca wypłacał mu z tego tytułu odszkodowanie,
• a mimo to pracownik podjął działalność konkurencyjną,

to pracodawca może domagać się od niego odszkodowania za naruszenie zakazu konkurencji. Musi jednak wykazać poniesioną szkodę oraz związek przyczynowy między zachowaniem pracownika a tym uszczerbkiem.

Co istotne, sama umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy musi być zawarta zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Jeśli nie przewiduje należnego odszkodowania dla pracownika za powstrzymywanie się od działalności konkurencyjnej, jest nieważna.

Zwrot kosztów szkolenia finansowanego przez pracodawcę

Drugim przykładem jest sytuacja, gdy pracodawca finansuje pracownikowi drogi kurs lub szkolenie, a strony zawierają tzw. umowę lojalnościową związaną z podnoszeniem kwalifikacji. Pracownik zobowiązuje się w niej do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po ukończeniu szkolenia.

Jeśli pracownik rozwiąże umowę o pracę wcześniej, pracodawca może:

• dochodzić zwrotu proporcjonalnej części kosztów szkolenia,
• ale wyłącznie w granicach określonych w przepisach Kodeksu pracy (np. art. 103[5]).

To nadal nie jest kara umowna za rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika, lecz szczególny mechanizm zwrotu kosztów związanych z podnoszeniem kwalifikacji, dopuszczony wyraźnie przez ustawodawcę i obwarowany licznymi ograniczeniami.

Dlaczego pracodawcy mimo wszystko wpisują karę umowną do umowy?

Mimo że kara umowna za rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika nie znajduje podstaw w Kodeksie pracy, niektórzy pracodawcy wciąż próbują ją wprowadzać do umów. Powody bywają różne i nie zawsze wynikają ze złej woli.

Częstym powodem jest brak świadomości prawnej albo bezrefleksyjne korzystanie z gotowych wzorów lub umów cywilnoprawnych, które następnie są „przerabiane” na umowę o pracę. W takich sytuacjach klauzula o karze umownej bywa po prostu mechanicznie kopiowana, bez analizy jej zgodności z prawem pracy.

Bywa też tak, że pracodawca liczy na efekt psychologiczny. Liczy, że sam zapis o karze umownej zniechęci pracownika do rozwiązania umowy, nawet jeśli ma ku temu ważne powody. Tego typu działanie można traktować jako próbę zastraszenia lub wywarcia presji na pracownika.

Niekiedy stosowanie takich klauzul wynika z frustracji pracodawcy związanej z dużą rotacją kadry. Zamiast jednak sięgać po środki, których prawo nie przewiduje, o wiele skuteczniej jest zadbać o:

• lepsze warunki pracy i wynagrodzenia,
• realne możliwości rozwoju,
• dobrą komunikację i kulturę organizacyjną.

Próba „przywiązania” pracownika do firmy za pomocą sankcji finansowych w postaci kary umownej jest nie tylko nieskuteczna prawnie, ale może też negatywnie wpłynąć na wizerunek pracodawcy na rynku.

Co to oznacza w praktyce dla pracownika?

Świadomość, że kara umowna za rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika jest z reguły nieważna, ma kluczowe znaczenie w praktyce. Pozwala spokojniej podejmować decyzję o zmianie pracy i nie ulegać nieuzasadnionej presji.

Jak zachować się, gdy w umowie jest zapis o karze umownej?

Jeśli jesteś pracownikiem i w Twojej umowie o pracę znajduje się klauzula o karze umownej za rozwiązanie stosunku pracy:

1. Zachowaj spokój
   Obecność takiego zapisu nie oznacza automatycznie, że będziesz musiał zapłacić wskazaną kwotę. W świetle Kodeksu pracy jest on w zasadzie nieważny.

2. Nie daj się zastraszyć
   Jeżeli pracodawca, powołując się na taki zapis, zażąda od Ciebie zapłaty, możesz spokojnie, ale stanowczo wskazać, że klauzula jest sprzeczna z przepisami prawa pracy i jako mniej korzystna dla pracownika – bezskuteczna.

3. Korzystaj z przysługujących praw
   Pracownik ma ustawowe prawo do rozwiązania umowy o pracę – czy to za wypowiedzeniem, czy bez wypowiedzenia w przypadkach przewidzianych przez prawo. Skorzystanie z tego prawa nie może wiązać się z automatyczną karą finansową.

4. W razie sporu szukaj wsparcia
   Jeśli pracodawca mimo wszystko naciska, potrąca kwoty z wynagrodzenia lub grozi pozwem, skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy. Możesz też zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy, która stoi na straży praw pracowników.

5. Pamiętaj o wyjątkach
   Szczególną ostrożność zachowaj, gdy sprawa dotyczy:

6. umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, za którą otrzymywałeś odszkodowanie,
7. umowy o podnoszenie kwalifikacji finansowanych przez pracodawcę, z zastrzeżeniem zwrotu kosztów.

W takich sytuacjach odpowiedzialność finansowa jest możliwa, ale wynika z przepisów Kodeksu pracy i dotyczy odszkodowania lub zwrotu kosztów, a nie kary umownej za samo rozwiązanie umowy.

Co z tego wynika dla pracodawcy?

Z perspektywy pracodawcy świadomość, że kara umowna za rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika jest rozwiązaniem sprzecznym z prawem pracy, powinna skłaniać do całkowitej rezygnacji z takich postanowień.

Jak legalnie zabezpieczać interesy firmy?

Zamiast wprowadzać nieważne i potencjalnie szkodliwe zapisy, warto skupić się na narzędziach, które Kodeks pracy dopuszcza i które faktycznie mogą wzmocnić stabilność zatrudnienia:

• Umowy o zakazie konkurencji
  Stosuj je tam, gdzie rzeczywiście istnieje ryzyko ujawnienia istotnych informacji lub przejęcia klientów. Pamiętaj, że po ustaniu stosunku pracy wymagana jest wypłata odpowiedniego odszkodowania dla pracownika.

• Umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych
  Jeżeli inwestujesz w kosztowne szkolenia pracowników, zawieraj jasno sformułowane umowy lojalnościowe, przewidujące proporcjonalny zwrot kosztów w razie wcześniejszego odejścia, ale zawsze w granicach przewidzianych przez Kodeks pracy.

• Budowanie lojalności pozaprawnymi środkami
  Zapewniaj konkurencyjne warunki pracy, realne możliwości rozwoju i przyjazne środowisko. Pracownik lojalny z przekonania i zadowolony z warunków zatrudnienia jest najlepszym „zabezpieczeniem” przed rotacją.

Unikanie nielegalnych klauzul nie tylko zmniejsza ryzyko sporów sądowych i problemów podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ale też chroni reputację pracodawcy. W dobie mediów społecznościowych i portali z opiniami o firmach zapis o karze umownej za rozwiązanie umowy może zostać odebrany jako nieuczciwy i odstraszający.

Podsumowanie

Kara umowna za rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika nie znajduje oparcia w Kodeksie pracy i co do zasady jest nieważna, nawet jeśli została wyraźnie wpisana do umowy. Prawo pracy traktuje pracownika jako słabszą stronę stosunku pracy i nie pozwala ograniczać jego ustawowego prawa do zakończenia zatrudnienia poprzez z góry ustalone sankcje finansowe.

Nie oznacza to jednak, że pracownik nigdy nie ponosi odpowiedzialności finansowej wobec pracodawcy. Może się to zdarzyć w ściśle określonych przypadkach, takich jak naruszenie zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy czy wcześniejsze odejście po kosztownym szkoleniu finansowanym przez pracodawcę. W tych sytuacjach mówimy jednak o odszkodowaniu lub zwrocie kosztów, a nie o karze umownej za samo rozwiązanie umowy.

Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni znać te zasady. Pracownik – aby nie dać się zastraszyć nieprawidłowymi zapisami. Pracodawca – aby stosować wyłącznie legalne i skuteczne narzędzia ochrony swoich interesów, oparte na Kodeksie pracy, a nie na rozwiązaniach charakterystycznych wyłącznie dla prawa cywilnego. Znajomość tych reguł pozwala uniknąć niepotrzebnych konfliktów i budować relacje zatrudnienia oparte na zaufaniu, a nie na nielegalnych sankcjach.