Jak wygląda wypowiedzenie umowy o pracę z podstawowymi elementami

Jak wygląda wypowiedzenie umowy o pracę? To jednostronne oświadczenie woli w formie pisemnej, które zawiera dane obu stron, datę złożenia, rodzaj i datę umowy, długość okresu wypowiedzenia oraz podpis składającego. Pracodawca musi dopisać przyczynę, gdy kończy umowę na czas nieokreślony. Pracownik nie ma takiego obowiązku, ale powinien zadbać o potwierdzenie doręczenia dokumentu.

Jak wygląda wypowiedzenie umowy o pracę w praktyce - od decyzji do doręczenia

Zacznijmy od tego, jak wygląda wypowiedzenie umowy o pracę w praktyce. Dokument powstaje w dwóch egzemplarzach. Jeden zostaje u pracodawcy, drugi trafia do pracownika. Wręczasz je osobiście w kadrach albo wysyłasz pocztą za potwierdzeniem odbioru. Jeśli doręczasz osobiście, poproś o podpis i datę na swojej kopii. Ten szczegół ma znaczenie, gdy druga strona później twierdzi, że dokumentu nigdy nie dostała.

Wypowiedzenie składa jedna strona. Nie potrzebujesz zgody drugiej strony. Umowa kończy się z upływem okresu wypowiedzenia, chyba że strony wcześniej podpiszą porozumienie o skróceniu tego okresu - wtedy warto sprawdzić, jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę. Pracodawca może cię zwolnić z pracy do końca okresu wypowiedzenia. Wtedy zachowujesz prawo do wynagrodzenia, ale nie musisz przychodzić do firmy.

Jeśli pracodawca składa wypowiedzenie, wręcza je zwykle w obecności świadka. W małej firmie wystarczy jedna osoba z księgowości albo drugi pracownik. W dużej - przedstawiciel działu HR. Świadek nie jest wymagany przepisami, ale pomaga w sądzie, gdy pojawi się spór o to, czy dokument w ogóle dotarł. Pracownik z kolei nie musi nikogo prosić o asystę, choć warto, żeby ktoś widział moment złożenia podpisu.

Wypowiedzenie zaczyna biec od dnia następnego po dniu, w którym druga strona je otrzymała. Data na dokumencie to data złożenia oświadczenia, nie data, od której liczy się okres. Te dwie rzeczy łatwo pomylić. Dlatego zawsze zapisz na kopii, kiedy wręczyłeś dokument i kto go przyjął. Warto wiedzieć, jak złożyć wypowiedzenie umowy o pracę, żeby potwierdzenie doręczenia było niepodważalne.

Pisemna forma i dane stron - co musi znaleźć się na dokumencie

Forma pisemna jest obowiązkowa. Wypowiedzenie ustne nie wywołuje skutków prawnych, nawet jeśli szefowi wydawało się inaczej. Sąd pracy bada treść dokumentu, a nie to, co ktoś powiedział w pokoju kadr.

Dokument zawiera zwykle następujące elementy:

• Oznaczenie pracodawcy: pełna nazwa i adres siedziby.
• Oznaczenie pracownika: imię, nazwisko, numer PESEL lub adres.
• Miejscowość i data złożenia.
• Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę.
• Wskazanie umowy: rodzaj (na czas określony, nieokreślony, próbny), data zawarcia.
• Długość okresu wypowiedzenia.
• Przyczyna, jeśli wypowiada pracodawca i umowa jest na czas nieokreślony.
• Podpis osoby składającej.
• Pouczenie o urlopie i zwolnieniu na szukanie pracy, jeśli tak stanowi regulamin.

Nie każdy z tych punktów wymaga osobnego paragrafu. Wystarczy jedno zdanie: „Wypowiadam umowę o pracę zawartą w dniu 3 lutego 2020 roku, z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia”. Reszta to dane identyfikacyjne. Ważne, żeby dokument nie budził wątpliwości, kogo dotyczy i czego dotyczy.

Jeśli chcesz prześledzić, jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę krok po kroku, poniższa lista porządkuje najważniejsze elementy. Pracownik nie musi podawać przyczyny. Pracodawca - jeśli umowa jest na czas nieokreślony - musi. Brak przyczyny w takim wypowiedzeniu to wada, którą sąd pracy może uznać za naruszenie przepisów. Wtedy pracownik może żądać odszkodowania albo przywrócenia do pracy.

Okres wypowiedzenia - ile trwa i jak go liczyć

Długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i rodzaju umowy. Przy umowie na próbę wynosi 3 dni robocze, gdy umowa trwa do 2 tygodni. Potem 1 tydzień, gdy umowa obejmuje od 2 tygodni do 3 miesięcy. Na koniec 2 tygodnie, gdy umowa trwa 3 miesiące lub dłużej.

Przy umowie na czas nieokreślony stawki wyglądają tak:

• 2 tygodnie, jeśli przepracowałeś mniej niż 6 miesięcy.
• 1 miesiąc, jeśli staż wynosi od 6 miesięcy do 3 lat.
• 3 miesiące, jeśli pracujesz dłużej niż 3 lata.

Do stażu wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy. Umowa na próbę, umowa na zastępstwo, poprzednie umowy na czas określony - wszystko się sumuje. Wcześniejsze okresy u innych pracodawców nie mają znaczenia, chyba że przepisy branżowe mówią inaczej.

Okres wypowiedzenia liczysz od dnia następnego po złożeniu oświadczenia. Jeśli trwa 2 tygodnie, kończy się w sobotę. Jeśli wynosi miesiąc lub jego wielokrotność, kończy się ostatniego dnia miesiąca. Przykład: wypowiedzenie złożone 10 marca z miesięcznym okresem kończy się 30 kwietnia, nie 10 kwietnia. Data na dokumencie jest tylko informacją o dniu złożenia.

Przyczyna wypowiedzenia - kiedy pracodawca musi ją podać

Pracodawca podaje przyczynę, gdy wypowiada umowę na czas nieokreślony. Przyczyna musi być konkretna i prawdziwa. Sformułowania typu „utrata zaufania” albo „zmiany organizacyjne” przechodzą w sądzie tylko wtedy, gdy pracodawca potrafi je szczegółowo uzasadnić.

Przy umowie na czas określony pracodawca nie musi wpisywać przyczyny do dokumentu. Jeśli jednak pracownik odwoła się do sądu pracy, pracodawca musi ją wskazać i udowodnić. Sąd bada wtedy, czy wypowiedzenie było zasadne. Brak podstawy oznacza, że pracownik może domagać się odszkodowania.

Pracownik nie musi podawać przyczyny w żadnym wypadku. Może odejść z pracy bez tłumaczenia się. Pracodawca nie ma prawa żądać wyjaśnień ani wstrzymywać wypowiedzenia do czasu, aż je otrzyma.

Przyczyna wypowiedzenia może dotyczyć pracownika (np. naruszenie obowiązków, słaba jakość pracy) albo pracodawcy (np. likwidacja stanowiska, redukcja zatrudnienia). W drugim przypadku mówimy o wypowiedzeniu z przyczyn niedotyczących pracownika. Wtedy należą się odprawa i inne świadczenia.

Typowe błędy w wypowiedzeniu umowy o pracę i ich skutki

Błędy w wypowiedzeniu umowy o pracę zdarzają się często, bo dokumenty pisze się w pośpiechu. Oto te, które najczęściej trafiają do sądu pracy:

• Zły okres wypowiedzenia. Pracodawca wpisuje 2 tygodnie, gdy należy się miesiąc. Sąd może uznać wypowiedzenie za bezskuteczne.
• Brak przyczyny przy umowie na czas nieokreślony. Dokument jest wadliwy, a pracownik może żądać odszkodowania.
• Wskazanie nieprawdziwej przyczyny. Sąd bada, czy powód podany w dokumencie faktycznie istniał.
• Wypowiedzenie w okresie ochronnym. Kobiety w ciąży, pracownicy na zwolnieniu lekarskim, działacze związkowi - tych osób nie można zwolnić w zwykłym trybie.
• Brak podpisu. Dokument bez podpisu nie jest oświadczeniem woli.
• Doręczenie bez potwierdzenia. Pracownik twierdzi, że nic nie dostał, a pracodawca nie ma dowodu.
• Wypowiedzenie z mocą wsteczną. Data rozwiązania umowy nie może być wcześniejsza niż data złożenia dokumentu.
• Zbyt późne wręczenie. Jeśli pracodawca zwleka, termin może minąć, a wypowiedzenie nie wywoła skutku.

Konsekwencje bywają kosztowne. Pracownik może wnieść odwołanie do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia wypowiedzenia. Sąd może przywrócić go do pracy albo zasądzić odszkodowanie. W skrajnych przypadkach pracodawca płaci wynagrodzenie za cały okres, w którym pracownik nie pracował.

Wypowiedzenie a rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia - różnice

Wypowiedzenie to jedno. Rozwiązanie bez wypowiedzenia to drugie. Pierwsze działa z upływem czasu, drugie kończy umowę natychmiast. Rozwiązanie bez wypowiedzenia ma dwie wersje: dyscyplinarne zwolnienie pracownika i odejście pracownika z winy pracodawcy.

Pracodawca może zwolnić dyscyplinarnie, gdy pracownik ciężko naruszył obowiązki, np. ukradł towar, stawił się w pracy pijany albo opuścił stanowisko bez usprawiedliwienia. Pracownik może odejść bez wypowiedzenia, gdy pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia, mobbinguje go albo zmusza do pracy w warunkach zagrażających zdrowiu.

Trzecia forma to porozumienie stron. Strony podpisują dokument, w którym ustalają datę zakończenia umowy i warunki odejścia. To najszybsza droga, ale wymaga zgody obu stron. Pracodawca nie może cię zmusić do podpisania porozumienia, jeśli chcesz złożyć wypowiedzenie.

Konsekwencje każdej z tych form są inne. Wypowiedzenie daje czas na znalezienie nowej pracy i urlop na poszukiwania. Rozwiązanie bez wypowiedzenia działa od razu, ale może być zaskarżone. Porozumienie stron zależy od ustaleń, które znajdą się w dokumencie.

Najczęstsze pytania

Jak wygląda wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony?

Dokument zawiera dane obu stron, datę, oświadczenie o wypowiedzeniu, wskazanie umowy, długość okresu wypowiedzenia, przyczynę i podpis pracodawcy. Przyczyna jest obowiązkowa. Pracownik, który składa wypowiedzenie, nie podaje powodu. Okres wypowiedzenia wynosi od 2 tygodni do 3 miesięcy, zależnie od stażu pracy.

Czy wypowiedzenie umowy o pracę musi być na piśmie?

Tak. Kodeks pracy wymaga formy pisemnej. Wypowiedzenie ustne nie kończy umowy, nawet jeśli obie strony się na nie zgodziły. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracodawca dopuszcza się naruszenia przepisów, ale i wtedy lepiej mieć dokument. Brak formy pisemnej to podstawa do odwołania się do sądu pracy.

Jak liczyć okres wypowiedzenia przy umowie na czas określony?

Okres zależy od stażu pracy, a nie od rodzaju umowy. Przy stażu poniżej 6 miesięcy to 2 tygodnie, od 6 miesięcy do 3 lat - miesiąc, powyżej 3 lat - 3 miesiące. Przy umowie na próbę obowiązują inne stawki: 3 dni, tydzień albo 2 tygodnie. Okres liczysz od dnia następnego po złożeniu dokumentu.

Czy pracodawca może cofnąć wypowiedzenie umowy o pracę?

Może, ale tylko za zgodą pracownika. Wypowiedzenie to jednostronne oświadczenie woli, które wywołuje skutki z chwilą doręczenia. Pracodawca nie może go odwołać samodzielnie. Jeśli pracownik się zgodzi, strony podpisują porozumienie o cofnięciu wypowiedzenia. Bez tej zgody dokument pozostaje w mocy.

Ile wynosi wypowiedzenie umowy o pracę na okres próbny?

Trzy dni robocze, gdy umowa trwa do 2 tygodni. Tydzień, gdy umowa obejmuje od 2 tygodni do 3 miesięcy. Dwa tygodnie, gdy umowa trwa 3 miesiące lub dłużej. Te stawki obowiązują od 26 kwietnia 2023 roku. Wcześniej ostatni okres wynosił 3 miesiące, ale przepisy się zmieniły.

Co zrobić, gdy wypowiedzenie jest niezgodne z prawem?

Masz 21 dni na złożenie odwołania do sądu pracy. Liczy się data doręczenia dokumentu. W pozwie możesz żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania. Zabierz ze sobą kopię wypowiedzenia i dokumenty potwierdzające staż pracy. Sąd bada treść dokumentu, nie to, co mówiliście sobie w rozmowie.